Cómo hacer una lista de tareas realmente productiva

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Hay muchas personas que consideran erróneamente que no tienen tiempo para llevar una lista de tareas, y luego están las que conocen sus beneficios pero no acaban de sacarles todo el jugo.

Déjame que te diga que hay pocas cosas que suban tanto la moral como tachar algo de tu lista de tareas, generan un diálogo interior muy interesante:

¡Lo conseguiste!

¡Bien por ti!

¡Ahora a por lo siguiente!

¡No hay quién te pare!

Como fan muy fan de este tipo de herramientas, hoy quiero hablarte de las características que debería cumplir tu lista de tareas para ayudarte realmente a aumentar tu productividad y permitirte gestionar mejor tu tiempo.

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Bocados claros, concretos y digeribles

 

Sí, la lista debe recoger una serie de acciones que no puedan interpretarse de maneras distintas.

Cada tarea debe recoger una simple acción para empujarte a tomar acción.

Una tarea que a su vez pueda desglosarse en muchas más tareas no va a ayudarte.

Si las instrucciones a seguir son claras y específicas, todo viene rodado.

Cuando tenemos ante nosotras una tarea que nos parece demasiado vaga o ambiciosa, tendemos a posponerla.

Esa falta de concreción nos impide atacarla adecuadamente, y es lo típico que acabas dejando para el final, no porque sea algo tremendamente difícil, sino porque la forma de abordarla no es la correcta.

Si divides tus proyectos en pequeñas tareas es mucho más fácil saber cuál es la siguiente acción que debes tomar.

Además, estos pequeños bocados te permiten avanzar cuando tienes 10 minutos libres.

Si en esos pocos minutos que de repente  tienes libres decides consultar tu lista de tareas y lo único que ves se parece a:

 

  • Organizar fiesta de cumpleaños de Pepito.

 

No vas a saber por dónde empezar y no vas a tener tiempo de hacer nada!!!

Pero si tu lista de tareas tiene este nivel de desglose y concreción:

 

  • Hacer lista de invitados.
  • Anotar posibles regalos.
  • Escoger temática de la fiesta.
  • Hacer lista de bebidas.
  • Etc…

 

Puede que tengas tiempo de hacer una o dos cosas, ¿no crees?

 

Ayuda a tu yo del futuro

 

Lo ideal es que dejes preparada tu lista de tareas la noche anterior.

Cuando anotes tareas puede que estés inspirada, que sepas exactamente qué es lo que tienes en mente, pero déjaselo fácil a tu yo del futuro, aquella que leerá esas anotaciones después de una noche sin dormir.

¿Va a tener claro por dónde empezar?

Si cedieras esa lista a otra persona, ¿podría hacerlo sin preguntarte de qué se trata?

Si es así, vas por el buen camino.

 

Empiezo a estar cansada de ver esto aquí

 

A veces pecamos de voluntariosas y optimistas, pero la verdad es que a base de ir conociendo nuestro propio sistema de gestión personal una acaba dándose cuenta que hay cosas que nunca llegarás a hacer, por mucho que las anotes en tu lista.

Así que en la medida de lo posible, anota sólo aquellas tareas que sepas seguro seguro segurísimo que vayas a querer/necesitar hacer en un futuro.

Hay tareas que vas arrastrando de una lista a otra, durante días o semanas, hasta que al final llega un día en que dices “Bah! No lo voy a hacer, esto ya no lo anoto más”.

¡Ya era hora de que te dieras cuenta!

Si es algo que realmente no prioritario, ya está bien que se quede fuera de tu lista.

Y si es algo importante pero que por el motivo que sea tú te ves incapaz de hacer, delégalo a otra persona y sigue con lo tuyo.

 

Lo bueno si breve…

 

Una lista de tareas no debe convertirse en un listado de “cosas que me gustaría hacer algún día si….”.

Puedes tener ese tipo de listas si te apetece, ¡por supuesto!

Pero cuando hablamos de la lista que te indica qué es lo próximo que vas a hacer a continuación, debes mantenerla corta y realista.

Una lista de tareas interminable que claramente no vas a poder terminar en un solo día, lo único que hará será desanimarte y hacerte sentir que has fracasado.

Además, leer y releer varias veces al día toda esa lista sin fin va a hacer que te estreses sin motivo.

Tu cerebro va a centrarse en todo lo que queda por hacergastando recursos mentales inútilmente intentando encontrar la forma de llegar a todo.

Este es un patrón negativo que no te conviene.

Además, la lista de tareas debe ser algo que idealmente revises y te propongas a diario, y que en la medida de lo posible también incluyas en tu revisión semanal, así que no tiene sentido meter en esta lista actividades que podrían llenar tu calendario los próximos dos meses.

Una lista de tareas excesivamente larga va a paralizarte y dejará de cumplir la función de ayudarte a ser más productiva.

Di adiós a las never-ending-lists.

[Tweet «Una lista de tareas excesivamente larga va a paralizarte y dejará de cumplir la función de ayudarte a ser más productiva.»]

 

Tareas repetitivas o cíclicas

 

¿Te estás preguntando si necesitas anotar todas las tareas que realizas de forma rutinaria cada semana?

Es una opción.

Aunque personalmente prefiero tener otra lista aparte con todo ese tipo de tareas que realizo siempre los mismos días o de forma cíclica (por ejemplo cambiar ropa de la cama, planificar el menú, etc.).

Así me olvido de anotar y tachar siempre las mismas cosas, para mí no tiene sentido.

Todo eso lo tengo en otra plantilla, y en mi lista de tareas sólo están las cosas que van variando de un día para otro, tareas puntuales.

 

Lista de tareas a largo plazo

 

Lo mismo ocurre con las tareas de cosas pendientes que simplemente no quieres olvidar pero que te gustaría hacer algún día.

Este tipo de tareas no tiene sentido ponerlas en una lista de tareas estándar en la que anotas lo que quieres realizar hoy o mañana.

 

¿Necesito concretar las horas?

 

Bueno, esto era algo que solía hacerse a principio de curso en el colegio, creabas tu horario y anotabas lo que marcaba la profesora: lunes a las 9 sociales, a las 10 matemáticas, a las 10:45 recreo…

Y ya tenías inmortalizado el horario de los siguientes nueve meses, cada semana lo mismo, siempre a la misma hora.

Creo que este tipo de organización no se adapta a las necesidades de una mamá a tiempo completo.

Vivir pendiente del reloj e intentar cuadrar las horas a la perfección desde luego no te va a ayudar a vivir más relajada ni respetar los ritmos imprevisibles de los niños.

En lugar de cuadrar un horario, te propongo que organices tu lista en función de la prioridad de cada tarea.

Deja en la primera línea aquello que debas hacer sí o sí, lo que no puedas ni debas posponer más, aquella tarea que marcará la diferencia.

Pregúntate ¿qué tareas es la que te hará sentir mejor una vez realizada?

¿Cuál te dará mayor satisfacción?

¿Qué tarea deberías hacer si no tuvieras tiempo para nada más?

Lo ideal sería que pudieras tachar esa tarea de tu lista a primera hora de la mañana y quitarte el muerto de encima lo antes posible aprovechando que estás llena de energía.

Pero si no puedes ponerte a ello hasta mediodía, tampoco pasa nada.

En cuanto tengas el momento para hacerlo, será la primera que harás, y luego ya mirarás cuáles son las siguientes.

 

¿Estás ocupada o eres productiva?

 

Esto es algo en lo que incido a menudo,  tachar tareas a lo loco no te hace automáticamente más productiva, por mucho que creas que el subidón de tachar 20 cosas va a ser irrepetible.

Puedes pasarte el día tremendamente ocupada haciendo mil cosas pero dedicándote a tareas irrelevantes y sin mucha trascendencia.

Sí, es tentador dedicarte a algo que será rápido y fácil, pero… ¿no será que estás posponiendo por algún motivo las tareas verdaderamente importantes?

Una lista de tareas es realmente útil cuando te facilita centrarte en tareas realmente relevantes y descartar todo lo demás.

Te animo a comprobarlo.

About The Author

Neus Virgili

Licenciada en Psicología y madre de un niño. Sé por experiencia que la maternidad es un periodo vital muy intenso en el que florecen en nosotras sentimientos y emociones para los que nadie nos había preparado, pero se convierte también en una oportunidad única de desarrollo y crecimiento personal si sabemos darnos cuenta. Neus Virgili

5 Comments

  • Graciela

    17 septiembre, 2014

    voy a cambiar la forma de armar mis listas, gracias!

    • Neus Virgili

      17 septiembre, 2014

      Ya verás como en poco tiempo notas grandes cambios en tu forma de gestionar tu tiempo! Un besazo!

  • Sonia

    6 noviembre, 2014

    Buenos dias Neus, desde hace dos semanas que estaba buscando este post y no sabia donde (estoy subscrita a varios blogs), y oh magia has aparecido, te comento que estoy en el grupo «madrugamos juntas» y me encanta levantarme temprano, bueno al grano, como compagino varias listas, esta la casa, la busqueda de trabajo, los tejidos que estoy haciendo y todo lo que ello implica (ir a ofrecerlos a las tiendas, etiquetas, fotocopias, calcular los precios, inventarme un flyer, o un catalogo, subir las fotos, hacer un blog), si tengo varias listas, seeguro seguro que a una no le hago caso o se me queda perdida, llevo una agenda, pero compaginarlo todo se me hace cuesta arriba, me gustaria que me echaras una mano, desde ya gracias

  • sonia

    10 noviembre, 2014

    Buenas noches Neus, he visto en facebook que ya has vuelto, me gustaria saber si puedes contestar y echarme una mano con las listas, aun no me aclaro, gracias

    • Neus Virgili

      11 noviembre, 2014

      Hola Sonia! Sí, sigo poniéndome al día 😉 . Tomo nota de lo que me planteas de cara a desarrollar un posible artículo. Si te urge mucho o quieres una respuesta personalizada, puedes consultar las características de mis servicios de asesoría en este enlace: http://neusv1.sg-host.com/asesoria-personalizada/ Un abrazo!